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Cumplir con los requisitos de mantenimiento de archivos de la FLSA – que es una ley federal extremadamente importante que rige el empleo en los Estados Unidos – puede ser complicado si no se tiene experiencia, e incluso si se tiene. La FLSA establece los requisitos que todos los empresarios deben cumplir en relación con los trabajadores «no exentos». Es fundamental que los empresarios se tomen estos requisitos muy en serio, ya que las infracciones de la FLSA suelen conllevar importantes sanciones.

En este artículo, usted aprenderá lo que necesita saber acerca de los requisitos de mantenimiento de archivos de la FLSA directamente de una experimentada abogada de negocios de la Florida. Si usted es un empleador o se convertirá en uno en un futuro próximo, entonces este artículo es para usted.

Los Requisitos De Mantenimiento De Archivos De La FLSA

La FLSA establece explícitamente tanto el tipo de información sobre los trabajadores no exentos que los empleadores deben mantener y la forma en que deben mantenerla. Para cada trabajador no exento, los empleadores deben mantener adecuadamente lo siguiente:

  • Información personal:
    • El nombre completo del trabajador;
    • El número de la seguridad social del trabajador;
    • La dirección actual del trabajador y su código postal;
    • Si el trabajador es menor de 19 años, su fecha de nacimiento;
    • El sexo del trabajador; y
    • El cargo del trabajador.
  • Información sobre el empleo:
    • El día y la hora de inicio de la semana laboral del trabajador;
    • El número de horas trabajadas al día por el trabajador;
    • Cómo calcula el empleador el salario;
    • El salario por hora del trabajador;
    • Los ingresos totales por día o por semana, según el caso;
    • Los ingresos por horas extraordinarias a la semana;
    • Sumas o deducciones del salario del trabajador;
    • El total de los salarios ganados por el trabajador durante cada período de pago;
    • La fecha de pago y las fechas cubiertas por cada pago.

Como se mencionó anteriormente, la FLSA establece no sólo el tipo de información que los empleadores deben tener a la mano, sino también la forma en que deben mantenerla, por lo que cumplir con los requisitos de mantenimiento de archivos de la FLSA es a menudo difícil.

Según la FLSA, por cada trabajador no exento, los empleadores deben conservar la información mencionada anteriormente durante todo el tiempo que el trabajador permanezca en la nómina. En el caso de la información relativa al trabajo y la remuneración de los empleados, como los registros de ventas, los registros de compras, los acuerdos de negociación colectiva y las nóminas, los empleadores deben mantener los archivos durante al menos 3 años; de lo contrario, violarán la FLSA. Del mismo modo, los empleadores deben mantener la información relativa a los cálculos salariales, como las tablas de tarifas salariales, las tarjetas de tiempo, los horarios, etc., durante al menos 2 años.

Además, los empleadores deben asegurarse de que 1) todos estos archivos estén disponibles para su inspección por parte de la División De Trabajo; y 2) todos estos archivos se almacenen en el lugar de trabajo o en una oficina central.

En lo que respecta al método de registro de las horas trabajadas por los empleados, la FLSA es bastante flexible. Los empresarios no tienen que seguir ningún método en particular. Son libres de utilizar un reloj de control de tiempo o tener un cronometrador designado que recoja los datos relativos a las horas trabajadas por los empleados. Incluso pueden optar por dejar que los empleados lleven la cuenta de su propio tiempo de forma independiente. El método no importa siempre que los archivos sean precisos y completos.

Cumplir Con Los Requisitos De Mantenimiento De Archivos De La FLSA No Es Fácil… A Menos Que Se Trabaje Con Expertos

Los requisitos de mantenimiento de archivos de la FLSA son difíciles de cumplir; sin embargo, cumplirlos es mucho más fácil cuando se trabaja con un abogado de negocios experimentado. Si usted está preocupado por la FLSA, puedo eliminar esa fuente de estrés de su mente.

Llámeme hoy al (305) 921-0440 o envíeme un correo electrónico a Romy@jflawfirm.com para programar una consulta.

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